iPadを利用して店舗内で情報を共有しよう!

さしまにです。
新しい仕組みを作るのが大好きです。今日は店舗内での問題点を1つ解決してみましょう。

店舗運営で直面してしまう問題点の1つに情報の共有があります。特に大規模中規模店舗になるとスタッフの数も増え、全員が揃うことは難しくなってきます。そんな中でiPadを使用し情報共有の問題点と、無駄な紙にかかるコストを改善できたので備忘録として残そうと思います。

・過去の問題点
1:お客様からの電話での問い合わせで誰が対応していてどういう状態か、本人以外把握できていない。
2:お客様に電話をしたけれども着信のみで出なかった場合、折り返しの電話があった時に誰がかけたのかわからず確認に苦労した。
3:お客様に後日お渡しする商品など情報共有ノートを使用していたが、書きもれが多発していた。
4:重要連絡事項など、朝礼で全員に伝わるまで何日も繰り返し伝えなければならなかった。
5:とにかく店舗内に無駄な紙が散乱している。
etc

・本当にiPadは必要なの?
僕が担当した店舗は各階に売り場がある多層階店舗でとにかく連絡事項や販売資料など1日に大量の紙を使用していました。仮に1日100枚印刷またはコピーしていると、1枚10円として一日に1000円のコストがかかっている事になります。現行商品のiPad mini2で31,800円からなので、紙を全く無くすと1台1ヶ月強でもとが取れる計算になりました。実際は僕の担当した店舗は月によってですが、5割〜8割以前と比べ削減できています。期間も10台ほど購入し2年以上経っているので十分費用対効果はあったと考えています。

・なんでiPadなの?
それはスタッフの使用している携帯がほぼiPhoneだからです。iPad導入以前に他のタブレットをレンタルしたのですが、ほぼスタッフは触りませんでした。理由は使い方がよくわからないからだそうです。しかしiPadを導入した所、説明しなくても勝手にどんどん使用しカスタマイズもしていきます。トレーニングが必要ないということは大きなメリットになります。

・使用ソフト
ここでは店舗で活用しているソフトをピックアップしていきます。ただし数は本当に少ないです。
1:Safari ご存知ウェブブラウザー。様々なお客様からの質問事項を検索したりします。近隣の店舗や飲食店、駅を探す事が多いです。

2:Google Maps ご存知地図アプリです。お客様の道案内に使います。

3:カレンダー ご存知カレンダー。店舗内イベント情報や行事、ミーティングの予定など書き込んだりします。

4:Evernote 情報の共有はすべてこのソフトで行います。どんな細かいことでも連絡事項はすべてスタッフに記入させます。誰からどんな問い合わせがあったのか。誰に電話したのか。どの商品はどこにあるのか。スケジュールはどうなっているのか。などなど何でもです。また今まで紙で配っていた資料やカタログなど紙ベースの書類は何でもスキャンしてぶち込みます。このソフトのお陰で問題点が解決したと言っても過言ではありません。コツは整理しないことです。

5:Dropbox この中には責任者は編集する必要があるが、スタッフには編集してもらいたくない資料を入れておきます。Excelのファイルもこの中に入れておけば編集ソフトをダウンロードさせなければ編集されないので便利です。責任者のパソコンにもインストールしておけば自分のパソコンで更新したものが即座にiPadに反映されます。

・共有の際の注意点
1:アカウントは1つに!
情報共有に悩んでいる方はiPadを導入する時に複数の台数導入すると思います。色々試しましたがiCloudのアカウントは全iPadを1つのアカウントで使うと楽です。またEvernoteも共有ノートを作れますが、すべて同じアカウントでログインすれば全員で同じノートが見れるのでお勧めです。仕事で使用するとなると1番の問題点はトラブルです。すべてを統一することによって全員で同じソフトを使い、同じノートを見れるので管理者からするとかなり楽です。機械のトラブルで時間なんか使いたくないですからね。

2:使い方のルールは厳しく決めない!
iPadはだれでも使いこなせます。だからスタッフの中でも便利な使い方をどんどん見つけていきます。はじめに堅苦しいルールを決めてしまうと、いい方向に柔軟に進んでいきません。スタッフに遊ばせるつもりで任せてみましょう。

3:ある程度は機能に制限を!
さっきと逆の事をいいますが、ある程度の制限は必要です。僕の場合だと、アプリのインストールと削除は制限していました。特に理由は無いのですが、どんなことでも制限があると仕事で使用しているって意識ができると考えています。特に支障は無いのですが一線を超えないように最低限管理しているんだよって見せてあげることも必要です。

以上!
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