【タスク管理】Togglってサービスで時間管理を始めたぞ!

さしまにです。
タスク管理システム改革も一段落し、新たなサービスを使い始める事にしました。
その名もToggl!今日はこのサービスを紹介します。

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Togglとは

Togglとは行動時間を記録するサービスです。
つまり、何時間寝てたの?ご飯いつもどのくらい時間をかけて食べてるの?とかです。
仕事で説明すると、「書類の作成時間」「単純作業Aにどの位時間をかけているか」「会議は月何時間やっているのか」などなどすべての時間を見える化するサービスです。

なぜ使おうと思ったかというと、どうも日々の業務時間に誤差、つまり自分の推測と実際の時間に誤差が生まれてしまっていると考えました。
その誤差を無くし、業務を効率化しようという試みです。

始め方

まずはTogglのアカウントを作成しましょう。
簡単にできましたね。
そしてTogglは対応デバイスも神がかってます。ほぼすべてのデバイスで使用可能!参考までにリストアップします。

  • iPhone
  • Android
  • Windows
  • Mac OS X
  • LINUX
  • EXTRAS

サーフェシストでもばっちりです。
僕は現在iPhone、Mac、Windowsを愛用していますので、この環境で使えないと意味がないのです。

Togglの使い方

次に今現在の僕の使い方を書いていきます。

ProjectとClientを使いこなせ!

僕の通常の使用方法はこんな感じ。

1:iPhoneでタイマーのスタートとストップ
2:MacもしくはSurfaceでレビュー

この繰り返し。つまりiPhoneでほぼ完結している。
iPhoneでの作業順序はこんな感じ

1:Toggl Timerアプリを起動
2:右上のスタートボタンを押す(計測開始)
3:Projectを選ぶ
4:必要ならば詳細を記入
5:終了後ストップボタン

ただこれだけなんですけど、できるだけルーティーンワークは簡単にしたい。そこで分析時の作業を含めてProjectとClientを工夫してみました。

Client:自分の動作
Project:具体的な行動

こんな感じで分類しています。

Client

本来これはクライアント、つまり客先を記入する場所ですね。これを動作で分けてみました。
具体的にはこんな感じ。

  • 考える
  • 行動する
  • 学習する
  • 休息する
  • 家族
  • 睡眠

自分がする動作です。
考える→頭を使う事全般。
行動する→手や体を動かす事全般。
学習する→知識を吸収する事全般。
休息する→リフレッシュ関係は全部ここ。
家族→家族と過ごす時間はこれ。
睡眠→寝てる時間。

以上6項目に分けることができました。主に分析の時に使います。

Project

これは具体的な行動、つまり仕事で分けてます。詳細は書けませんが、大まかにこんな感じ。

  • 企画(考える)
  • デスクワーク(考える)
  • アウトプットする(考える)
  • 仕事A(行動する)
  • 仕事B(行動する)
  • 会議(行動する)
  • 移動(行動する)
  • ブログ(行動する)
  • 食事・ビジネス(行動する)
  • 情報収集(学習する)
  • 読書(学習する)
  • 食事(休息する)
  • プライベート(休息する)
  • 食事・プライベート(休息する)
  • 家族団欒(家族)
  • 家事(家族)
  • 睡眠(睡眠)
  • 昼寝(睡眠)

省略してある事もありますが、大まかにこんな感じ。
基本的にボタンを押すだけにしています。定期的な仕事で検証が必要な場合は仕事内容を打ち込んでいます。

続け方

とにかく簡単にせよ

先ほども書きましたが、とにかく簡単にします。
ボタンを押すだけ。ただそれだけ。
それがコツです。
Projectも分けすぎないようにしましょう。選ぶ時間がもったいないです。
だいたいでいいんです。だいたいで。
それがコツです。

すべてを記録しない

24時間すべてを記録しよう!とか初めから気張らない方が良いです。
ぜったいヌケがでてきます。
あとで時間など修正できますが、付け忘れたら「まいいか」位の気持ちの方が良いと思います。
僕の性格上、完璧にスタートしたら、1秒単位で数字を合わせないと気が落ち着きません。
だから良いんです。
初めから適当にやります。
だって目的は、大体の業務時間の把握と目安時間が立てられるようになる事ですから。

まずやってみます

まだ初めて数日ですが、だいぶゆる~くやってます。
なのでまだ分析したことはないです。1か月位たったら1回目の分析をしてみようかな。
こんなペースでやってみますので、何か気が付いたら報告していきます。

Togglのダウンロード

・iPhone

Toggl Timer

無料
(2015.12.29時点)
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・Mac

Toggl Desktop

無料
(2015.12.29時点)
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・Windows
Togglのホームページからダウンロードします。

以上!

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