【タスク管理】業務の全てを見える化してイケイケな新年度を迎えようぜ

気がつけばもう2月ですね。
2月といえば年度末はもうすぐ。

世間一般では3月末に決算を行い、4月から新年度を迎える会社が多いのではないでしょうか?

そんな大忙しの年度末を迎える前に、次年度の業務計画を作ってみましょう。
そうしたらイケイケの新年度を過ごす事が出来るかもしれませんwww

ガントチャート風に1年間の予定を書き出そう

さて、どのように業務計画を立てていけば良いのでしょうか?
いきなり業務計画と言われても漠然としていてすぐにはできないかもしれません。

けどそれで良いんです。

いつでも修正できると思って、大雑把に作っていきましょう。

エクセルでガントチャート風に予定表を作ってみる

ガントチャートってご存知ですか?
Wikipedia先生に聞いてみましょう。

ガントチャート(英: Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる[1][2]。棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。

実際にググって頂ければ解るのですが、「横軸に時間」「縦軸にタスク」を書き、横棒でかかる期間や進行状況を管理する表です。
これを年間予定に使ってみましょう。

こんな感じに横軸を「月」で分けていきます。
そしてさらに「上旬」「中旬」「下旬」で分けます。
これで良いんです。大まかにわかればOKです。

縦軸には大きいタスクを書いていきます。
一番上に「ゴールデンウィーク」とかカレンダーの大きなイベントを入れてもいいですね。
その下に会社のイベントを書くとわかりやすいかも知れません。
自分のタスクは「だいたい」でいいんです。目安です。

それで大まかな実行する時期を四角でくくり、色付けします。
矢印を描いてもいいですね。

とにかく大まかに予定を管理できるようにすることが目的なので、深く考えずに作っていきましょう。

Trelloを使いプロジェクトを管理しよう

次にプロジェクトの管理です。
僕はとにかく書き出す派の人間なので、進行状況も目視できるようにしています。

Trelloってサービスが便利だぞ

色々なアプリやウェブサービスを試しているんですが、今使っているのはこれ。
Trelloです。


写真はTrelloのページからお借りしました。

どんなサービスかというと、1つ1つのタスクをカードにして進行状況に合わせた場所に置いていくって感じのサービスです。

上記の写真の灰色の四角がリストと呼ばれるもので「現在の状況」を表しています。
その中にある白い四角がカードと呼ばれる「タスク」です。

このカードをリスト間で移動させ、進行状況の管理をしようというシステムになります。

僕はそれほど細かくリストを分けてはいません。
「未着手」「実行中」「部下業務(各部下分)」「待ち」「終了」

この位です。
大まかにどんな状況かわかればOKって事にしています。

Todoistで日々のタスクを管理しよう

このブログでお馴染みのTodoアプリですね。

Todoist: Todoリスト | タスク管理

無料
(2017.02.06時点)
posted with ポチレバ

詳しくは過去の記事で書いてありますので読んでみてください。
今度まとめページを作る予定なので、とりあえずここから飛んでください。

このアプリには長期・中期・短期の予定を全て書き出しています。
とにかく頭の中のものを全部書き出しているアプリです。
これを基準に全ての仕事を進めているので、これだけは正確に入力しています。

とは言ってもこんな感じです。

まずは全てのタスクをここに書き出す。
タスクが出てきたら期限とともにタスクを入力する。
出てきたら実行する。

とにかく全部書き出すって所が大切。
なので、上記のエクセルやTrelloも定期的にTodoistとすり合わせてバージョンアップさせましょう。

まとめ

以上が僕の現在行っている、年間計画の管理方法です。

なんども言いますが、とにかく可視化する事。
そうする事によって全体が見え、細かな計画をイケイケで実行する事ができます。

もし年間計画でお悩みの方がいましたら実行してみてください。

今更ですが、こんな本を買いました。
ご存知ユニクロの柳井さんの本です。
実体験ベースで経営とは何かを語っている本なので、文章に重みがあります。
気になる方はぜひ読んでみてください。

ではまた。

スポンサードリンク