【新入社員】仕事の極意は捨てる事である!

仕事が追いつきません!

部下が泣きついてきました。
机まで仕事の内容を確認しに行くと。。。。。

乱雑極まりない混沌の坩堝

半日かけて机周りを整理してデスクの上を何もない清浄の地に戻しました。
その後、部下の仕事も滞りなく進むようになったとさ。

なので、今日はその時の指導内容を新入社員向けに直して記事にします。

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机の上には何も置かない!

入社当日。
机の上にあるものは、PCと電話のみ。
何もありません。

両隣や前後の先輩の机を見渡すと、書類やファイルが机の上に綺麗に並んでいます。
文房具も揃っており、中には食玩を並べている机も。。。。
できる先輩はやっぱり違うな。

早く私もそうなりたい!

いやいや。
そこが間違いです。
職種にもよりますが、本当に仕事ができる人のデスクには必要最低限のものしかありません。
無駄な大量のファイルなんてもってのほか!
5Sを思い出してください。

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の頭文字のSから取っています。
この5Sを常に心がけてください。

入社時に置いてあるもの以外は机の上に置かない。
使い終わったらデスクの中にしまう。
これを心がけましょう。

不要なものは捨てるべし!

研修も終わり、仕事を初めて数日。
紙・データ・メールなど、手にする書類の多さにびっくりしている事でしょう。
データならまだしも、どんどん溜まる紙の書類。
素早く的確に処理をしないと、たちまち机の上は混沌に包まれてしまいます。
自分ルールを決めて、考えなくても処理できる仕組みを作りましょう。

紙の書類

積もり積もる紙の山。
溜まれば溜まるほど処理に時間がかかります。
素早く処理をするためにGTDの考え方を取り入れてみましょう。
GTDについて詳しくはこの本を読んでみてください。

今日は説明は省略します。

紙の書類の処理方法

まずは「処理前」と「処理後」の2つの箱を作ります。
仕事中に自分の所に来た紙の書類は、緊急と言われない限り「処理前」の箱に突っ込みます。
口頭で言われた仕事もメモに書いて箱の中に突っ込みます。
そして今やっている仕事がひと段落したら、箱をひっくり返して下からチェックしていきます。
なぜ下からかというと、下から頼まれた仕事が順番に入っているからです。

そして次のように箱の中身を分類します。

  • 急ぎの仕事
  • いつでもいい仕事

2つに分けられましたね。もう一回分類します。

  • すぐに終わる仕事
  • 時間がかかる仕事

この程度でいいでしょう。
ここまで来たら書類を次の順番で重ねます。

  1. 急ぎですぐに終わる仕事
  2. いつでも良いがすぐに終わる仕事
  3. 急ぎだが時間がかかる仕事
  4. いつでも良いが時間がかかる仕事

そしたら後は何も考えず上から順番に処理していきましょう。
終わったら、何も考えずに「処理済み」の箱に入れていきます。
そして手が空いたら、「処理済み」の箱の中の書類をファイリングします。

ただ、闇雲にファイリングしてしまうと必要な書類を探す時に苦労します。
なのでいらない書類はどんどん捨てましょう。
中には怖がって書類を捨てられない人もいますが、大丈夫です。
意外と捨てても良い書類の方が多かったりします。

ただし、会社で保管義務のある書類は絶対に捨てないように。
マジで怒られます。

紙の書類の捨て方

悩んだら捨てましょう。
捨てれる可能性があるものは捨てて大丈夫です。
「後で必要になるかも??」って思うでしょ。
大丈夫。そんなことはありません。
それでも悩むならクリアファイルに入れて机の中にしまっといてください。
一ヶ月間で一度も見なかったら捨ててOKです。

もし会社の複合機にスキャン機能がついていたらラッキーです。
捺印がしてあるなど、オリジナルが必要な書類をのぞいて、書類は全部スキャンして捨ててしまいましょう。
検索しやすい名前さえつけてあれば、PCの中ならすぐに検索で見つかります。

ファイリングの仕方

紙の書類のファイリングの仕方は人それぞれですが、僕は細かく分けない派です。
細かく分けると時間がかかるし、目的のものを探すために複数のファイルを調べなければ行けなくなります。
なので、取引先やプロジェクトごとに1つファイルを作り、時系列ごとそのままファイリングします。
今の所、この方法がベストです。

データの書類

メールに添付されている書類や共有のファイル、スキャンしたデータや自分で作ったデータなどです。
これもPC内で整理整頓しましょう。

僕は先ほどの紙の書類のファイリング同様、細かく整理しません。
なぜなら検索ができるから。
細かく分類されているフォルダをカチカチするなら、サクッと検索した方が何十倍も早く見つかります。

フォルダの分け方

紙のファイルと同様に「取引先」「プロジェクト」「その他」に分類しています。
「取引先」と「プロジェクト」は分ける必要がある分、「その他」は一つだけです。
それでそのフォルダに該当する書類を突っ込むだけ。
該当するフォルダがない時は「その他」
めちゃくちゃ簡単。
ただし名前の付け方を考えないと検索で苦労するのでマイルールを作りましょう。

ファイルの名前の付け方

僕は「日付」「取引先・プロジェクト名」「内容」の順で統一しています。
例えば「170325@@社見積書」とか「170325##プロジェクト議事録」など誰が見てもわかり、検索する時に使う情報で名付けます。
これさえ決めちゃえばすぐに検索できますね。

作業中の書類

これも整理が大変です。
デスクトップに置いて置くとグチャグチャになりすぐにわからなくなります。
なので僕は作業中でも上記のフォルダに突っ込み、ショートカット(エイリアス)をデスクトップの作業中フォルダに入れるようにしています。
これなら作業が終わったらショートカット(エイリアス)を削除するだけなので簡単ですね。

メールの処理

毎日大量に来るメールもうまく処理しないと大変な事になります。
基本的に受信箱は0になるように、読んで処理したメールは別のフォルダにぶっ込みましょう。

フォルダの分け方

本当なら「処理済み」のフォルダのみにしたいのですが、そうもいきません。
なぜならメールは他の人が件名をつける事がほとんどなので、検索自分ルールが適応されないからです。
そしてメールはトラブルの時に後から見直す事が多いので、ある程度整理するようにしています。

フォルダは基本的に「取引先」「プロジェクト」「その他」とPCと同じです。
ただしタグ付けをし、二重で検索できるようにしています。
タグは「見積」とか「納期」とか、後で検索する事がありそうな名前が便利です。

メールの処理の仕方

メールはちょくちょく見ていると仕事にならないので、1日に朝・昼・晩3回と時間ができた時だけチェックして処理するようにすると良いでしょう。

  1. メールを着順に読む
  2. 返信が不要なものは必要ならタグを付けてフォルダ
  3. 返信が必要なものはすぐに返信してタグ付けしてフォルダ
  4. 返信がすぐにできないものは、タグ付けして受信箱のまま
  5. 削除して良いものはすぐに削除

こんな感じで処理を行い、可能な限り受信箱は空にするように心がけてください。

まとめ

これで机の上、デスクトップの上、メールの受信箱は綺麗に保つことができるようになりましたね。
今回の重要なポイントは次の3つです。

  • 机の上に不必要なものを置かない
  • 紙の書類は不要なものはすぐに捨てる
  • 整理整頓は極力簡単ですぐにできるものにする

この3つに注意すれば、5Sが継続してできると思います。
仕事のコツは、とにかく目の前の仕事に集中できる環境を作る事。
5Sを心がけていれば、集中力を乱される事も、書類を探す手間も、整理する手間も省けます。
興味があればぜひ実践して見てください。

そういえば、とうとうお待ちかねのこのマンガの新刊が出ました。

ヒストリエは寄生獣で有名な岩明均さんによる歴史マンガです。
舞台は紀元前のギリシアやマケドニア。
主人公はマケドニアのアレクサンドロス大王の書記官であるエウメネス。
めちゃんこ面白いんですが、最近は約2年に1冊しか新刊が出ません。
続きがめちゃくちゃ気になりますが、面白いのでぜひ読んでみてください。

ではまた。

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